دبیرخانه دائمی مستقر در دفتر سیاست گذاری و برنامه ریزی فرهنگی و اجتماعی وزارت علوم، تحقیقات و فناوری است. وظایف این دبیرخانه به شرح زیر می باشد:

1. برگزاری جلسات شورای سیاستگذاری و جلسات کمیته‌ علمی

2. همکاری با کمیته علمی جهت تعیین محورهای فراخوان و فرآیندهای داوری آثار

3. تهیه گزارش‌های لازم برای ارائه به سازمان امور اجتماعی کشور

4. اطلاع‌رسانی عمومی و ارسال فراخوان برای دانشگاه‌ها و مؤسسات تابعه وزارت علوم، تحقیقات و فناوری

5. رایزنی با ایرانداک جهت اطلاع رسانی به صاحبان آثار مرتبط با محورهای فراخوان

6. همکاری با کمیته علمی در تعیین داوران و جلب مشارکت آنها

7. تأیید و امضای کلیه قراردادهای مالی به عنوان ناظر وزارت علوم، تحقیقات و فناوری

8. ارزیابی جشنواره